本プライバシーポリシーは、弁理士法人 太陽国際特許事務所（以下、「当所」という）が収集し、利用する個人情報の取り扱いについて定めたものです。
- １．法令等の遵守
- 当所は、個人情報の取り扱いについて、個人情報の保護に関する法律、その他個人情報保護関連法令及びガイドライン、またこのプライバシーポリシーを遵守します。
- ２．個人情報の収集
- 当所は、個人情報を利用目的のために必要な範囲で、適法かつ適正な手段により取得します。
- ３．個人情報の利用目的
- 当所は、個人情報を以下の利用目的で使用します。
- また、当所は、個人情報を、ご本人の同意がある場合または法令等の定めによる場合を除き、これらの利用目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。
- ① お客様及び関係各位（お取引先様、関係団体様）に関する個人情報
- （１）お客様との商談・打合せの実施、および連絡など
- （２）お客様及び代理人の本人確認
- （３）お客様及び代理人より、お問い合わせいただいたメール相談、電話相談への回答
- （４）当所が取扱う商品・サービスに関する提案、その他の情報提供
- （５）当所サービス等の問合せの回答・管理
- （６）お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
- （７）お取引先様への情報提供、および連絡など
- （８）関係書類等の送付・提供
- （９）講演会、研修等受託に係る事務
- （１０）儀礼的挨拶・進物の送付・提供
- （１１）所属する関係団体等の関係者様との会議、座談会等の企画・検討・開催のご連絡
- （１２）所属する関係団体等の関係者様への事業活動に関する情報共有
- （１３）所属する関係団体等の官公庁又は団体への申請・届出・報告
- ②採用・募集活動、インターンシップ応募者、従業員及び退職者に関する個人情報
- （１）採用・募集活動（インターンシップを含みます）
- （２）応募者への情報提供および連絡
- （３）採用・募集活動に関連する利用
- （４）退職者への情報提供および連絡
- （５）人事・労務
- （６）報酬の計算・決定・支払
- （７）研修
- （８）解職・退職
- （９）その他の雇用管理・業績管理、適正な業務運営の確保
- （１０）健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる目的の範囲の健康情報
- （１１）税理士、社会保険労務士に委託した従業者の人事・労務、報酬の計算等に関して必要な範囲
- （１２）出向・派遣先での労務管理等に必要な範囲においてのみ使用することを前提に、出向・派遣先への個人データ（個人番号を除く）の提供
- （１３）その他、従業者に対する事務に関する利用
- ③番号法に基づく従業者等の個人番号の利用
- （１）給与・退職金・退職年金に関する法定調書等作成事務
- （２）雇用保険届出事務
- （３）健康保険・厚生年金保険届出事務
- （４）国民年金の第３号被保険者の届出事務
- （５）報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務
- （６）その他法令等に定める個人番号関係事務
- ４．個人情報の安全管理
- 当所は、お客様、関係各位（お取引先様、関係団体様）、従業員からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。
- 情報の正確性の確保
- ご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
- 安全管理措置
- 以下の安全管理措置に基づき取り扱いを徹底しています。
- (組織的安全管理措置)
- 整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
- 従業員から責任者に対する報告連絡体制を整備
- (人的安全管理措置)
- 個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施
- 個人データについての秘密保持に関する事項を雇用契約時に締結
- (物理的安全管理措置)
- 個人データを取り扱うことのできる従業員及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
- (技術的安全管理措置)
- 個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業員を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止
- 個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
- (外的環境の把握)
- 今後個人データを外国に保管する場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施
- 従業者の監督
- 社内規程に基づき、個人情報取り扱い規程の厳格な運用を徹底しています。
- 委託先の監督
- 個人情報の取り扱いを外部に委託する場合には、あらかじめ委託先が、法第23条が求める水準の安全管理措置が講じられていることを
- DXマークの取得等により選定し、秘密保持等に関する必要事項を含む契約を締結の上、委託します。
- また、委託においては委託先の取扱状況を把握しています。
- ５．個人情報の第三者への提供
- 当所は、ご本人の同意がない限り、または法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。
- ６．個人情報の開示等
- 当所は、保有する個人情報に関して、ご本人から開示、訂正・利用停止等について、ご請求があった場合には、本人であることを確認のうえ、個人情報の保護に関する法律の定めに従って対応いたします。
- ７．仮名加工情報の作成について
- 現状では、仮名加工情報は作成しておりません。仮名加工情報を作成する場合には、適正な取扱いを行います。
- ８．匿名加工情報の作成及び第三者提供について
- 現状では、匿名加工情報は作成しておりません。匿名加工を作成する場合には、適正な取り扱いを行います。
- ９．お問い合わせ窓口
- 本プライバシーポリシーまたはその取扱いに関するお問い合わせは、下記①の当所受付窓口までご連絡ください。
- ① 受付窓口
- 所在地 〒160-0022 東京都新宿区新宿4-3-17
- 連絡先 03-3357-5171
- （受付時間：平日10時から11時45分及び12時45分から17時）
- ② 開示等の求めの受付
- 所定の用紙（「利用目的通知請求書」、「開示対象個人情報開示請求書」、「開示対象個人情報訂正等請求書」）にご記入のうえ、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。開示等請求の用紙は窓口でお渡ししております。
- （１）本人確認
- 本人確認のため、以下の本人確認書類を「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
- ・運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
- ・住民票の写し（開示等の求めをする日前30 日以内に作成されたもの）
- （２）手数料のお支払い
- 開示等の請求をする際に、開示等請求手数料が必要です。手数料のお支払は、窓口に各書類と併せてご持参のうえ現金によりお支払いください。
- 手数料：１枚当たり1,000 円（税込）
- （３）ご請求の取り扱い
- 所定の用紙により受け付け、本人確認ができたときは、対応します。 なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
- ・本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
- ・国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
- ・犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
- ・当所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- ・法令に違反することとなる場合
- ・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- １０．本プライバシーポリシーの変更
- 当所は、個人情報の取り扱いの継続的改善に努めます。これに伴いまして、必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
以上